Seri Memahami Diri Sendiri: Coba Time Management Dengan Eisenhower Decision Matrix, Yuk!

Jumlah Pembaca: 180

Pernah gak, sih, kalian kayak punya agenda kegiatan yang padat banget dan menurut kalian semua kegiatan itu sama pentingnya. Misalnya, hari Senin depan itu ada jadwal tugas makalah biologi dan tugas video praktek olahraga. Terus, hari Selasa-nya itu ada ulangan harian kimia dan rencana reuni SMP. Belum lagi kalian persiapan buat ujian praktek, ujian sekolah, dan persiapan UTBK. Memikirkannya saja sudah buat pusing kan ya?! Wkwk….

Bagaimana, ya, agar kita bisa fokus mengerjakan satu pekerjaan, namun tidak melalaikan pekerjaan lainnya? Mari kita coba time management dengan teknik Eisenhower Decision Matrix, Yuk!

Apa Sih Itu Time Management?

Kita sering mendengar istilah “waktu adalah uang”. Humes mengartikan Time Management sebagai suatu seni menganggarkan waktu atau arti lainnya adalah seni mengatur, mengorganisasi, dan menjadwal waktu yang dimiliki oleh seseorang agar orang tersebut dapat bekerja lebih efektif dan produktif[1]. Jadi, time management atau manajemen waktu merupakan usaha kita secara sadar untuk merencanakan, mengorganisasi, menata, dan mengalokasikan waktu yang ada untuk digunakan dalam kegiatan kita (pekerjaan, kehidupan sosial, keluarga, hobi, tugas, minat pribadi, dll.)

Time Management Itu Penting!

Time Management merupakan salah satu keterampilan penting yang harus kita miliki karena keterampilan ini akan membantu kita dalam mengatur waktu dengan baik, lebih fokus dalam mengerjakan suatu kegiatan, dan salah satu cara yang efektif untuk mencapai suatu tujuan. Keterampilan time management mencakup:

Pengorganisasian. Ini akan membantu kita dalam memberikan gambaran yang jelas tentang rundown kegiatan kita, apa saja yang perlu kita selesaikan, dan kapan kegiatan itu seharusnya selesai. Oleh karena itu perlu kita mempersiapkan dokumen atau materi yang mendukung kegiatan serta menandai kegiatan di kalender.

Prioritas. Penting bagi kita untuk mengetahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan lebih dulu dan pekerjaan apa saja yang bisa dikerjakan di waktu yang tepat. Istilah lainnya adalah kita harus bisa menetapkan skala prioritas.

Menetapkan Tujuan. Kita juga perlu mengetahui apa saja yang harus diperlukan dalam mengerjakan pekerjaan ini, bagaimana langkah-langkah nya dan manfaatnya. Dengan kita mengetahui hal tersebut, maka kita dapat memahami tujuan akhirnya dan prioritasnya.

Komunikasi. Ini membantu kita untuk lebih fokus kepada pekerjaan apa saja yang bisa kita lakukan atau kerjakan sendiri serta pekerjaan yang menurut kita penting dan sesuai kemampuan sehingga harus kita sendiri yang mengerjakan. Kita juga dapat memilah pekerjaan apa saja yang dapat didelegasikan atau meminta bantuan teman untuk bersama-sama mengerjakannya.

Perencanaan. Penting bagi kita untuk mengatur jadwal seperti merencanakan hari, tanggal, dan jam untuk mengerjakan atau menyelesaikan pekerjaan kita.

Pembagian Tugas. Dalam pekerjaan kelompok, kamu juga harus tahu batasan diri dan kemampuanmu. Jangan sampai kamu membagi tugas yang melebihi kemampuanmu dan memaksakan diri untuk mengerjakannya. Mintalah bantuan teman untuk bekerjasama menyelesaikan tugas tersebut.

Mengendalikan Stress. Time management membantu kita untuk menata hal-hal apa yang akan lakukan. Ini juga dapat mengatasi stress dengan cara yang positif karena kamu sudah mengatur beban kerja, waktu kerja, dan kondisi kerja sehingga kita tetap memiliki motivasi dan bekerja dengan baik saat menjalani jadwal kita[2].

Time Management Dengan Eisenhower Decision Matrix

Eisenhower Decision Matrix atau Eisenhower Matrix merupakan salah satu teknik manajemen waktu yang diperkenalkan oleh Dwight Eisenhower. Dwight Eisenhower merupakan presiden Amerika Serikat yang ke-34 dan seorang jenderal bintang lima. Eisenhower kemudian mengajarkan caranya melakukan manajemen waktu dengan menentukan prioritas, dimana ada pekerjaan yang penting dan mendesak[3].

Eisenhower Decision Matrix ini banyak dipelajari oleh banyak orang, salah satunya Steven Covey. Steven Covey kemudian mengemas kembali ide-ide Eisenhower menjadi alat bantu sederhana untuk menentukan skala prioritas tugas yang kemudian diterbitkan melalui bukunya yang berjudul “The 7 Habits of Highly Effective People”[3].

Terdapat 4 kotak yang digunakan untuk menetapkan skala prioritas pengerjaan tugas[4], yaitu:

https://link.springer.com/article/10.1007/s12045-016-0296-6

Kuadran Pertama adalah pekerjaan yang dianggap mendesak dan penting. Tugas-tugas yang harus diselesaikan segera mungkin atau memiliki batas pengumpulan segera mungkin. Jadi, tugas atau pekerjaan tersebut yang harus didahulukan. Contohnya tugas sekolah atau ulangan harian. Dalam bidang pekerjaan adalah tiba-tiba diminta oleh bos untuk menggantikan teman kerja yang sakit. Dalam kegiatan sehari-hari misalnya adanya kebakaran rumah, bunyi alarm bahaya, atau tanda siaga bencana.
Kuadran Kedua adalah pekerjaan yang dianggap penting tetapi tidak mendesak. Tugas-tugas yang sangat penting bagi kita, namun masih bisa kamu kerjakan secara bertahap atau kamu cicil. Jadi, untuk memaksimalkan tugas kamu ini kamu bisa memulai dengan membuat perencanaan mingguan, belajar dari awal, atau adanya rencana jangka panjang tetapi kita juga harus membuat batas waktu selesai. Misalnya, kamu bisa mencicil belajar untuk SNBT (Seleksi Nasional Berdasarkan Test) dan belajar untuk persiapan ujian sekolah. Kita mulai belajar membuat jadwal belajar, misalnya Senin sampai Kamis belajar buat ujian sekolah, Jumat dan Sabtu belajar buat SNBT, kemudian hari Minggu digunakan untuk istirahat atau sekedar reminder materi sekolah.
Kuadran Ketiga adalah pekerjaan atau tugas yang mendesak namun bukan sesuatu yang penting. Tugas atau pekerjaan ini bukan berarti kita anggap sepele ya, tetapi kita dapat melihat apakah tugas atau pekerjaan ini membutuhkan keahlian kita untuk mengerjakan atau orang lain dapat membantu kita. Jika tugas atau pekerjaan ini kita abaikan, maka ini akan mengganggu performa kita untuk bekerja. Oleh karena itu, lebih baiknya dibantu sama teman atau orang terdekat kita. Misalnya ada pekerjaan atau tugas berkelompok, maka sebaiknya kita membagi tugas setiap anggota kelompok sama porsinya.
Kuadran Keempat adalah pekerjaan atau tugas yang tidak mendesak dan tidak penting. Jadi pekerjaan atau tugas yang dianggap tidak penting dan tidak bermanfaat maka segera tinggalkan seperti bermain game, bermain media sosial, atau menonton TV. Contoh, kita bermain game atau menjelajah media sosial jika hal tersebut dirasa sudah cukup kamu lakukan untuk menghibur diri kita, maka segera tinggalkan dan lanjut mengerjakan tugas lain yang lebih penting. Jika tugas penting sudah kamu selesaikan, maka kita bisa lanjut lagi bermain game atau menjelajah media sosial.

Kelebihan dan Kekurangan Eisenhower Decision Matrix

Kelebihan

Kelebihannya adalah kita dapat mengorganisasikan waktu dengan mudah. Kita tidak perlu membutuhkan aplikasi atau software untuk membuat rancangan skala prioritas tugas atau pekerjaan kita. Cukup dengan membuat kotak-kota di buku, note, bullet journal, atau diary book kita maka sudah bisa digunakan. Bagi kalian yang banyak beraktivitas di laptop maka bisa menuliskan di note atau menggambarnya dengan menggunakan aplikasi.

Kekurangan

Sulitnya menentukan tugas yang penting atau tidak penting dan mendesak atau tidak mendesak karena adanya penilaian yang subjektif. Yups, setiap orang memiliki pemikiran dan pandangan yang berbeda-beda karena adanya kebutuhan dan keinginan yang tidak sama. Bagi saya mungkin menjelajah di media sosial adalah hiburan sehingga masuk dalam kuadran 4. Tetapi bagi kalian yang bekerja sebagai content creator bisa saja media sosial menjadi tugas atau pekerjaan yang berada di kuadran 1 atau 3.

Jadi, kembali dari diri kita masing-masing bagaimana caranya bisa memaksimalkan waktu yang kita punya agar pekerjaan atau tugas kita dapat dikerjakan dan tidak ada yang tertinggal. Saya jadi ingat kata guru BK di SMA, “santai boleh tapi jangan sampai lalai”.

Referensi:

[1] A. A. Gea, “Time Management: Menggunakan Waktu Secara Efektif dan Efisien,” Humaniora, vol. 5(2), pp. 777–785, 2014, doi: https://doi.org/10.21512/humaniora.v5i2.3133.

[2] Y. Depok, “TIME MANAGEMENT, MENGAPA PENTING?,” YoungOnTop, 2022. https://www.youngontop.com/time-management-mengapa-penting/ (accessed Feb. 28, 2023).

[3] Anonim, “The Eisenhower Matrix Explained: What is the Eisenhower Matrix?,” Dropbox, 2020. https://experience.dropbox.com/resources/eisenhower-matrix (accessed Feb. 28, 2023).

[4] F. Bast, “Crux of time management for students,” Resonance, vol. 21, no. 1, pp. 71–88, 2016, doi: 10.1007/s12045-016-0296-6.

Oleh: Bintang L.